苏州苏明装饰有限公司一贯重视企业信息化建设和现代管理建设，苏明装饰协同办公系统获第三批“全国建筑装饰行业信息化创新成果”。随着企业的发展和市场的变化，财务、经营、设计等部门也有各自的管理软件，但软件相对立，形成了多个“信息孤岛”， 信息数据不能互换和共享，造成沟通不畅。原有的协同办公系统，专注于行政办公事务处理，与经营施工等业务结合性不强，已满足不了公司发展的需求。

　　为此，苏明装饰从2009年3月起筹划，6月开始在公司推广实施ERP管理系统。以替换原单一的行政协同办公系统（OA系统），ERP系统总体架构实现了总部对分公司、项目部三级管理；包括OA行政办公、文档管理、人力资源管理、财务管理；另外一个方面，针对项目实现周期性的管理，包括招投标管理、合同管理、物资管理、成本管理、竣工管理集成。将项目管理系统推行到公司所有新开项目中，从而做到对项目，对生产的精细化，资源和成本的统一管理和分析。

　　本系统是基于Web的应用体系，属于B/S架构。客户端零维护，能大大降低部署成本；对硬件的依赖性小，有网络就可办公。实现了功能与信息双权限控制。系统具体应用架构如下图：

　　通过对ERP管理系统是实施应用，公司建立了一个全方位的企业级信息平台。信息平台通过协同门户实现从项目－>分公司－>公司多层的审批流程、数据汇总、信息传递，数据精确到项目级；系统体现公司各个项目的管理、控制、监督以及决策。信息平台的核心内容是综合项目管理系统，综合项目管理系统实现集成化的项目职能管理，包括：合同管理、物资管理、竣工管理、工程资料管理及成本管理等，通过各模块集成化，避免数据孤岛，体现综合项目管理思想，而不是简单的职能管理思想。信息平台整合实现一个统一的、完整的信息化管理体系、权限管理体系，并且实现综合项目管理系统与财务系统、人力资源系统、办公自动化系统和档案管理系统的数据集成，例如：成本管理部分可以从物资系统引用材料成本数据，综合项目管理系统中各项目的内部组织设置可以引用人力资源系统中人员信息，各种单据审批可以借助办公自动化来进行流转，综合项目管理系统中的各种文本数据可以直接存档在档案管理系统中。系统的模块架构如下图所示：

　　具体模块功能如下：

　　一、招投标管理

　　招投标管理从项目的收集信息开始进入系统，将项目数据统一口径，统一应用平台，规范操作标准。系统提供招标文件的评审、标后分析和标后交底功能。其中通过挂带相关的审批工作流进行流转评审和会签。当所有的评审都结束后，才可以对中标项目进行注册，实现了招投标管理过程的管控。项目注册后同时又为合同信息管理提供数据依据。以上环节环环相扣，重要节点缺一不可，否则将无法进行合同信息的新增，从而规范了招投标管理流程。过程中记录每次中标失标的原因，竞争对手的参与情况如何等信息。同时也为公司高层领导提供了有效的信息参考。

　　二、合同信息管理

　　项目合同信息的建立引用招投标管理中的项目信息。合同模块对工程项目所签订的各种类型的合同（施工合同、设计合同、材料采购合同、专业分包合同、劳务分包合同等）进行科学的管理。不仅能迅速处理合同中各种信息，而且能够对新签订的合同进行信息录入，对已签订的合同进行修改、销毁、查询等处理工作。通过对全方位的合同信息的快捷查询代替了手工查找借阅和翻阅的麻烦，满足在建项目的动态管理需要，可随时将实际情况变化以合同方式体现出来，便于迅速解决合同管理过程中的一些争议及索赔事项。

　　系统还提供了与合同有关的工作处理功能，对合同的变更、预收预付、进度款、工程扣款、结算、决算等功能。整个合同管理模块在执行过程中监控到每一笔发生的合同变更、预收预付、进度款和合同决算等信息。合同信息界面不仅可以查看合同的基本信息，还可以查看到合同的执行情况和监控到每一笔金的收付款情况，另外还集成有项目信息和招投标全过程的相关信息，方便快速查找。合同变更信息会实时传递到合同信息界面形成记录。同时合同决算为财务系统凭证提供了依据。

　　三、物资管理

　　系统紧密结合项目进度建立材料采购供应计划，并能及时调整采购计划；系统支持多种采购方式和库存处理，支持各类材、多级仓库的自动化管理；通过采购管理的比较分析功能严格控制采购成本。

　　系统管理材料采购过程与库存，提升公司材料管理水平，有效配合项目进度计划进行采购成本控制，终实现材料管理的科学化、合理化与规范化。

　　采购管理帮助公司采购部门及采购人员实现采购业务全过程的计算机管理。其中包括：采购需求计划的提交，采购计划的产生，采购订单，入库检验单、入库通知单、退货通知单的形式等。以上业务流程可进行自由组合，减少流转的环节，提高公司的效率，同时系统统计采购业务各类表单的数据，自动生成各种采购业务报表，为采购部门及有关公司领导提供强有力的决策支持信息。

　　库存管理帮忙公司仓库管理员对仓库物品的入库、出库、移动、调拨、盘点、库存资金核算等业务进行的控制和管理，能及时反应库存状态的变化，以达到降低库存，减少资金占用的目的。还能跟踪到物料流动过程，并与采购管理，成本管理等模块严密结合。

　　四、成本管理

　　系统成本管理功能贯穿于工程项目成本控制的全过程。主要功能是成本预算、成本控制、成本分析。公司实现了对项目的目标成本、预算成本、实际成本进行分析、监控的管理体系，通过成本管理模块建立一套全公司通用的CBS成本科目体系（如按照人工、材料、分包、费用等进行分类分级）。可以对分析表的结构进行设置，系统会自动生成成本分析对比表。从而实现整个公司项目成本可以做横向的及时对比。为实施分公司的施工生成经营决策提供的项目成本信息，通过反映出施工及管理工作中存在的问题，达到不断降低工程成本，提供企业的市场竞争力，提供经济消息的目的。重点关注施工过程中成本的动态控制，使得各个部门、分公司之间信息得以相互连接，实现网络资源高度共享和及时处理，从根本上改变业务运作时间差产生的信息不对的滞后状况，从而实现对工程变更等动态因素的良好控制。

　　通过使用成本管理实现了：1）对成本控制难点、重点进行分析、交底，有利于项目部在施工过程中的事前控制；2）施工过程中的主要成本支出，源于合同结算、物资领用，通过对合同结算控制、材料领用控制，实现了成本事中控制；3）通过合同模块、物资模块的成本数据直接传递，实现了成本归集有据可依。

　　五、财务管理

　　通过完整的财务系统管理，帐务处理主要是对财务总账、应收、应付、固定资产、资金的电算化核算和管理，系统将自动生成各种财务报表。

　　通过报表可以反向追查到每一笔的原始凭证功能。

　　同时，财务系统与综合项目管理系统进行数据集成，为综合项目管理系统提供项目成本数据，实现了成本的预算、控制、归集分析和提高项目成本核算的准确性。

　　六、人力资源管理

　　人力资源管理模块具备：人力资源的组织管理、人事档案管理，人力资源计划、招聘管理、培训管理、合同管理、人事事务、薪资福利、绩效管理、证书管理等。

　　组织结构管理用于建立苏明装饰的人力资源管理的组织结构、职位体系、岗位体系。并建立企业的职务职能体系，为工作分析、员工能力素质评价建立数据基础。从而，建立现代人力资源管理此基础。

　　因为组织结构会有发生变动情况，所以系统能够实现动态组织建模，避免了因组织结构发生变动而带来大量的调整工作。例如，员工档案的重新修改、岗位系统的重新配置、查询权限的重新配置等等。还可以建立多个组织关系，例如把总部的财务与分公司各个财务组合在一起建立财务组织关系，这样比较便于管理。

　　建立了完整的人事档案信息，各类报表的自动生成大大提高了薪资福利管理的工作效率。通过人力资源档案的建立系统会自动生成登录ERP系统的账号，供员工使用。人力资源管理模块的运行，标志着公司的人力资源管理信息建设迈上了一个新的台阶，同时加强了各业务模块的沟通与联系，促使业务流程的程序化和规范化。

　　七、协同办公管理

　　协同办公系统集成了电子邮件、手机短信、信息发布、信息交流等功能实现了个人的事务管理；通过收发文管理、工作流管理等功能实现日常行政审批的复杂流程应用；通过办公事物管理、知识管理、自定义报表管理、自定义表单管理等功能规范了公司日常行政管理；通过内部消息、内部论坛、任务管理、知识管理和公共信息平台，使项目部、分公司和总部之间多层的审批流程、数据汇总、信息传递，数据精确到项目级，形成了一个又一个重要的信息枢纽平台。实现了行政办公无纸化，大大提高了公司的工作效率，同时也为公司节省了大量成本。

　　总体来说，公司借助ERP管理系统这一信息化手段，进一步理顺了管理工作流程；实现了全员参与企业管理；实现了施工和管理过程的控制；实现了现代企业内部控制制度；加强了供应商管理，规避了企业风险。实现了数据不可更改，操作必留痕迹；实现了数据共享和互换，节约了人力财力。实现了公司信息、业务、财务集成化。

　　未来，公司在信息化方面将进一步巩固和完善项目管理系统，实现集成化的项目职能管理，推进分包管理、进度管理、质量管理信息化，为提高企业整体管理水平，提升企业的市场竞争力，实现“做精做强”目标发挥更大的、安全管理及环境管理等管理流程再造，从而实现项目综合管理的作用。