文档资源是企业宝贵的无形财富，我们建立文档，存储便于二次利用，共享用于业务交流。但文档管理却是企业经常忽视的一个缺口，很多企业并没有一个规范的文档管理机制，甚至并没有意识到企业文档严格管理控制的重要性。

　　企业文档管理常会出现的五大症状：

　　纸质文档当道

　　现阶段还是有许多企业的文档以纸质文档为主，且由于没有个统一的存储地及管理规定，所以为了省事往往会忽略掉扫描存档的重要性，从而导致过多的纸质文档堆积如山难以检索及维护，且浪费了大量的办公用地及人力，当资料破损时将会变成毁灭性的灾难。

　　文档碎片存储

　　企业文件散落在各个员工的电脑上，没有将文档统一存储管理。文档的碎片存储会导致一些资料不知道该向谁要，如果正巧遇到出差、请假的情况，那么也会影响到员工的办公效率。如果员工将资料存储在U盘、笔记本，文档就会有和移动存储设备一同丢失的风险。另外，当有员工离职，如果交接的文档资料不齐全，也会造成文档的丢失。

　　文档恶删误删

　　当重要的文档资料遭遇员工的恶意删除或者失误删除，在没有备份文件的情况下，后果可想而知。另外，由于删除的动作并非透明公开的，且在没有操作记录的情况下，若不实时关注就无法在时间了解到那些文档丢失，从而错过了佳的寻回时机；或者有时候明明知道文档丢失了，需要找人问责时却完全没有头绪。

　　文件越权管理

　　很多时候，企业的内部资料及机密文件都是仅允许公司少部分人进行文件共享的，如一些部门内部文件、企业资质相关文件、公司客户资料等等，如果没有统一的权限管控，那么将会对公司造成潜在的危害。举个例子，很多员工无法预估企业文档的价值而随意分享给外部人员，或者一些员工为了个人利益而泄露公司文件时，所造成的危害谁又能承担得起。

　　缺乏文档协作

　　当某些文档需要在小组内进行讨论修改时，大多数企业会采用邮箱或QQ来帮助完成互传。这样的方式不仅会导致文档被随意的残留于非个人电脑中，且在相互传递过程中需耗时等待，容易在网络不稳的情况下造成文件破损。下载的新版本稍不注意就会覆盖掉原来的版本，导致内容缺失版本无法完整恢复。总体来说这样的协作方式不仅不能提高工作效率，且容易让之前的工作变成无用功。