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OA系统在教育培训机构的教学一体化管理解决方案

上海泛微网络科技股份有限公司

2019-07-22 16:19:03

教育培训市场不小,竞争中培训机构拿什么去PK?

40%靠“广告”?投入成本高,流量稍纵即逝,要适度。

10%拼“价格”?价格战,只有更低没有低,要三思。

50%凭“服务”!完善服务资源,寻求服务质量提升。

泛微OA已经为越来越多的培训机构提供定制化办公解决方案,协调教育资源,提升教学服务质量,以满意度提升市场竞争力。

以“学员”为核心,一对一完善管理应用场景:

在服务教育培训机构的过程中我们发现,大多数培训机构的教学过程常常处于信息封闭状态,学员教学情况、教员工作问题很难时间跟踪。

为了优化整个教学过程,OA系统借助建模功能围绕培训机构教学业务进行全过程的办公场景搭建。

现在,整个机构的人员、时间、学员、课程等信息都统一汇总到一套OA系统,不同阶段要办理的业务在系统都有具体应用程序,从报名签约、排课到课评、考试全程电子化管理,不仅过程可控、全程信息自动存档,提升教育机构管理效率,专注教学。

(教育培训行业主要业务流程分析)


“5大应用”优化服务

1、招生:电子签约,智能分析生源

无论是线上还是线下教育,做好“招生”都很关键,学生信息的记录、选课、签约等过程要一一协调,一旦生源多起来,线下很难高效协调。

电子招生系统以“CRM客户管理”为原型,通过集成各家广告营销系统,实时监控各个渠道的商机线索,对有需求的学员进行全过程跟踪管理,提升招生效率。

1)构建“生源”库

搜集来的所有学员信息都会详细的通过电子表单存入OA系统,根据缴费及联系情况精准分类,正式学员、意向学员一看便知。

(录入学员信息)


为了确保每个生源得到有效追踪,还可以通过OA系统将长时间未联系、未回应的客户转入“公共”分类,所有老师都可以进行再次联系,加强成功率。

2)同步学员档案

和纸质化的信息记录方式不同,学员电子档案不仅可以进行登记,还能在流程的驱动下智能追踪每位学员的教学情况。

无论是缴费情况、所报专业/课程、招生老师、课程进度等都能通过一张电子表单关联呈现,查询起来更方便。

3)高效签合同

现在,OA连接电子签平台提供的业务电子化办理环境,可以帮助教育培训机构将繁琐的签约搬到线上。

无论学员是否在当地、来不来现场,都能借助电子签约平台快速签署一份有效的电子合同,几分钟就能完成入学报名。

这样不仅解决了许多线上教育机构的生源地域限制性问题,减少学员选择、等待时间,还能提高招生效率。


4)精准呈现招生进度

为了帮助培训机构了解自己的招生进度,OA系统的智能报表可以对所有招生数据进行智能分析,想要一份阶段性招生报告,一键获得。

(生源分析)


应用价值:高效应对繁琐的招生工作,快速抓住“有效生源”,提升市场覆盖率。

2、分班:课程分类招生,高速开课

和高校内的学生分班类似,教育机构的学员常常会根据所选课程进行分班,不同课程开设周期多长,授课老师是谁,这些信息现在都可以直接通过一条电子流程上报审核。

为了更好的跟踪每项课程的完成情况,泛微将“项目管理”融入其中,每个开设的课程都是一个待完成的项目,可以进行全程跟踪监管。

随着招生的开展,机构领导用电子台账就能对所有课程进行监管,每个班级的招生完成了没有、离开课还有多久都能随时跟进。

(分课、分班跟进)


应用价值:以课程为单位快速形成班级模式,审核、跟踪、效果更直观。

3、排课:快速协调资源,下达课表

“排课”是学员、教师、教室等多项资源在时间上的协调,高效的排课是教育培训机构完成大规模培训教学服务的重要基础。

但是,线下的人工排课常常因为信息封闭,不能时间掌握教室和教师的空余时间错过有效排课时间,耽误课程进度。

OA的电子化系统,可以让各类资源状态透明化,任何时间段都能智能协调高效排课。

1)教师、教室轻松协调

有了工作日程和教室监管看板,不仅能随时查看每位教师近期的授课安排,还能准确了解每间教室的使用状态,无需咨询、不怕出错,就能轻松完成每天的课表。

2)排课信息同步公开

所有班级的排课情况不用一个个人工去通知,提前在系统中记入,定时触发流程或者信息提醒,公开方便。

(班级课表)


应用价值:缩短协调、通知时间,简化教育培训机构排课工作,准确高效的排课让教学更高效。

4、课评:互动及时,完善意见渠道

以前,因为各种限制,教育机构和学员之间一直隔着一个屏障,教育机构不能及时了解学员的教学意见,而学院没有渠道时间反馈教学问题,日积月累失去客户都不知道原因。

借助OA系统,对每天的各类课程进行意见收集是种有效的信息收集方式。


(课评电子表单)


而且,还能代替纸张收集意见,随时对课程进行调整,方便教师和机构了解学员想法,不断做优化。

应用价值:课程一对一收集意见,一堂课、一个意见也不拉下,全方位了解客户所想,提升服务质量。

5、考试:线上高效安排,考、评方便

在教育培训过程中,每项课程一结束都有详细的考试测评。过去,这占据了授课教师的大量时间,不仅要出卷、阅卷还要统计每个学员的测试结果,过程非常麻烦。

线上、线下相结合的考试方式更有利于教育机构提升考核效率。不仅可以在系统直接制定试题和正确答案,还能对学员答题进行线上审批,快速核准分数,无需人工。


                       (考试结果自动评估)


为了方便审核,每项考试成绩都能和相关课程以及具体学员,一一对应,自动完成统计,节省时间。

应用价值:减少教育机构日常教务的琐碎管理工作,提升服务效率。

教学一体化管理的可实施性

灵活适用于线上、线下教育机构:有灵活的系统体系做支撑,无论是线上教育还是线下教育,OA系统都能围绕各种教学业务特征为客户搭建不同的应用场景。

资源串联,集中提升服务质量:将学员、教师、机构三大角色串联,以可控、透明、简单的办公环境帮助教育机构发现教育问题,提升教育培训服务质量。