资讯详情
青岛农商银行借力OA系统,为办公提效增速

上海泛微网络科技股份有限公司

2019-08-08 14:46:01

青岛农商银行是经国务院同意银监会批准的全国副省级城市中7家全市整体改制成立的农商银行之一。2019年3月26日,青岛农商银行在深圳证券交易所上市。

改制开业以来,青岛农商银行以“服务‘三农’主办银行、城乡统筹主力银行、中小企业伙伴银行、城乡居民贴心银行”为市场定位,快速成长、跨越发展,成为青岛市银行业中坚力量、山东省系统性重要法人银行和全国农商银行转型创新发展典范。

随着青岛农商银行的资产、业务规模不断扩大,原有的办公系统功能单一,在互联网时代浪潮的冲刷下,已经不能满足银行的办公需求,逐渐涌现出公文收发难规范、业务信息难汇总的管理难题。


此次,青岛农商银行借助泛微OA构建协同管控平台,助力全行经营与办公提效增速,加强内部管控,为客户提供高质量的金融服务。

青岛农商银行OA系统功能亮点

一、公文管理,内外一体化

青岛农商银行的公文主要分为行内发文以及针对下级管辖行的下行文,以及省联社发来的公文。

内外兼需的收发文模式,对公文的规范性、高效性有着很高的要求:

如何让总行各部室、各管辖行能够立收文,互不影响。同时又必须保证文件的统一性、不可替代性?

省联社的发文流程,如何自动发送到新办公系统?

因此,OA系统协助青岛农商行将省联社的发文、收文流程,迁移至新系统中,同时能够将省联社的发文,自动转接进入OA系统,可对银行收文进行管理。

1、统一分发:

借助主子流程功能,青岛农商银行在行文发文流程中可触发“部门收文流程”和“分支行收文流程”。

                              (统一收发文管理)

发文流程触发之后,全行所有人都可以进行统一接收、审核和查阅。

2、自动接收省联社发文:

打通与省联社的发文通道,直接转入OA系统,通过解密之后即可查看。

                              (自动接收省联社发文)


二、督察督办管理,任务进度随时可知

督察督办的来源主要是发文、会议、收文以及口头交班,之前主要以口头传述为主,办理过程领导往往不是很清楚,事情办完了没、办得怎么样要不停地去询问才能得知。

那么事情的办理过程,和当时的要求是否一致?是否准时完成等,督办领导都不知道,督办人员也往往因为忘记,而导致某些工作就此失联。

为此,青岛农商银行通过行发文流程、收文流程、会议流程等工作,将领导安排、工作安排等任务进行督办,并形成反馈和进度核查,实现了:

督察督办任务依据来源自动下派,并让督办领导、督办员和主办部门随时可查询;

收集办理过程,随时随地给督办领导反馈办理情况及办理结果。

1、任务下派:

通过搭建督察督办信息库,工作流程审批完成之后,自动转化为督察督办数据,完成任务下派操作。

督办员、督办领导、主办部门、责任人等,自动根据权限形成信息共享。

2、督办台账:

通过“督办事项管理”列表,督办领导和办理部门可随时了解督办任务的执行情况和进度,再也不用一遍一遍询问。

                                                                               (督办任务台账)

3、任务反馈:

任务责任人、协办人,可通过任务反馈、评论回复等方式,快速反馈该任务当前办理进度、办理结果和办理情况,提交后触发流程通知督办领导和督办员。

任务及时反馈,管理层随时把控项目进度,有效把控了质量、风险等问题。

                                 

                              (督办任务反馈)


4、延期申请:

如果任务无法在规定时间内完成,需要责任人提交延期申请,提交后需要综合管理部主任及督办领导进行审批,审批通过更新要求完成日期,审批不通过则要求如期完成。

5、终止申请:

如果任务无法在完成且不再继续办理,需要责任人提交终止申请,提交后需要综合管理部主任及督办领导进行审批,审批通过更新任务状态和结果,审批不通过则继续办理。

三、SAP集成,人事高效管理

青岛农商银行将HR数据在OA系统中统一展现。

通过OA-SAP的集成,实现青岛农商银行的组织架构、部门、岗位、人员数据同步统一,实现请假流程、外出流程、护照申办流程、护照申领流程一体化流转。

1、统一认证:

登录统一认证平台后,系统会根据当前登录人的身份、权限自动识别可以登陆哪些第三方系统,即可单点一键登录其他系统。

                                (单点登录)


2、流程集成:

通过在OA系统完成请假流程,员工培训申请流程、出差申请流程、护照申办流程、护照申领流程的审批,数据及时同步到SAP进行处理。

由于银行业的特殊性,员工的护照由集体管理,不能私自办理护照。

如需办理需要经过流程审批,办理后不用的情况下,也需要上交至统一管理部门进行管理,需要使用的时候,通过发起流程进行申请,经过审批后方可借出使用。

                                  (护照申领流程)


通过OA系统流程管控护照等证件流转的全过程,是否借出、现在在哪,点开台账一查便知,有效保证了公司的证照安全。

四、员工奖惩积分管理

为了规范前台职员操作规程、严格执行规章制度、按制度规定办理一切业务,需要有严格的奖惩制度,以及完整的奖惩记录。

因此需要一个系统将每个人的积分进行维护,设置了不同岗位的容忍值和红线值,以此为标准来实现对相关员工的提醒。

通过流程功能,实现对员工积分调整、累计、消减等功能,流程流转结束之后,员工的积分情况自动更新。

                                      (积分处理流程)


青岛农商银行OA系统应用价值

泛微在银行业有着丰富的服务经验。本次项目,泛微通过一体化的协同办公平台,协助青岛农商银行实现信息、人事、业务的统一管理:

1、通过与省联社公文对接,公文内外收发统一;

2、搭建督察督办全程管理,随时跟踪工作进展;

3、实现单点登录,使人事信息、证照数据同步;

4、奖惩积分变化流程管理,员工考核有序进行。