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脑库进销存软件的应用案例

IT168

2012-12-06 14:34:51

  日前,脑库进销存软件成功应用于事自动化产品开发及生产领域企业--北京京佳璐科技有限公司。

    背景情况:

    北京京佳璐科技有限公司成立于1995年,位于北京市海淀区中关村核心地带,是一家从事自动化产品(机床电气)开发、生产、销售和系统集成的专业化企业,  为FANUC、西门子、 三菱、FAGOR、NUM及国内知名CNC厂家专做的CNC机床专用分线器和继电器组合模块达45种之多,并为为国外著名PLC厂家和台湾及国内板卡厂家(数据采集DAS)提供性价比优良的通讯/编程电缆、端子板/继电器模块、电缆及配件,取代进口配件。此外,公司还代理销售日本三菱/松下PLC、变频器,HMI及步进及伺服产品,台湾明伟电源及DIN导轨安装电源以及湿度、压力、液位、流量传感器及变送器等多种产品。
    随着公司规模的扩大,人员的增加,再加上经营的商品品牌、种类繁多,管理也越来越复杂,传统的手工记帐常常不能取得帐目上“进、销、存”的平衡,逐渐出现了业务处理不规范,资金周转不快、客户信息管理混乱、业务数据严重滞后等问题,在市场竞争加剧过程中,以上问题将严重阻碍企业发展。恰在此时,脑库软件的销售人员出现了。
    一套管理软件的实施,意味着一个企业管理模式和流程的转换,往往会遭到来自企业内部各方的阻力,其中典型的是基层人员担心加大工作量而进行消极抵制。所以企业一把手的重视和决心决定了企业会在管理发展上走多远走多快。京佳璐是非常幸运的,因为它的老板谭应军先生是一位目光到,卓有远见的,他认为企业的信息化建设,是进一步提高企业核心竞争力的重要手段,而且信息化的实施,宜早不宜晚。

    实施动因:

    在脑库软件之前,已经有几家软件公司联系过了京佳璐,并且也试用了相关的产品,但终都因为种种问题没有实施。这次脑库销售人员和谭经理电话中进行了深入的沟通,并派技术人员上门演示讲解软件,上门过程中进一步在细节上解答了用户的所有疑问。
    京佳璐科技和其他的科研贸易公司一样,人员组成有:销售、采购、库房、财务以及研发人员。销售人员拿到定单之后,现货的话直接到库房提货发货,缺货的话交由采购人员进行采购,如果需要定制的器件需要由研发人员进行制作,发货之后由财务当时进行收款或者月末结帐。采购工作由采购人员现款采购或者拿回货品之后月末进行结帐。
    经过详细的实地调研,项目实施人员总结出京佳璐公司日常工作中存在以下几个问题:
    1、商品种类型号繁多,库房手工记帐和EXCEL表格无法及时准确地获悉库房存货情况。
    2、无法通过统计数据来获知销售过程中的“黄金客户”。
    3、无法统计指定商品近期内的销售情况并适当调整库房存货。
    4、无法快速统计业务人员销售业绩情况。
    5、无法快速统计供货商或客户在进销产品时所产生的应收应付并查询收付款情况。
    6、无法统计产品扣除税金后的销售利润如何。
    7、无法查询往来单位的相关历史合同。
    8、公司内部存在简单的商品组装,在库存管理上实现起来相当麻烦。
    9、业务员权利过大,公司领导对公司销售环节管控的力度不够,也不够及时。
    在手工管理模式下,每周只能进行1、2次销售汇总数据的统计和报告,无法实现对公司存货、客户应收帐款等明细数据的实时额度控制,无法及时了解、控制违规销售的行为,容易发生业务员发货数量、型号不准,发货忘收款、发货不入帐等管理责任事故。等期末结账或者审计发现问题后再进行处理,企业就已经蒙受了巨大的损失。

    系统方案:

    实施的进销存软件功能上划分为四大模块:销售管理、采购管理、库房管理、查询统计。
    一、 销售管理:拿到客户订单(perchase Order)或者和客户签定合同之后,由销售人员在销售单界面将相关信息录入(包括购货单位详细信息、货品名称、型号、单价、数量等),完毕之后,保存生成销售单,并自动在库房管理界面提交相应的出库申请供库管审。
    合同查询界面提供历史合同的查询修改功能,可以查询指定时间区间内的所有合同,并可以对没有审核的合同进行修改或者删除。
    二、 采购管理:采购人员根据库存情况进行采购操作,如果此次采购是为某销售单备货,将相应的销售单号录入以做记录。
    合同查询界面同样可以查询修改相关的合同,包括采购时间、商品型号、数量、单价等详细信息。
    三、库存管理:商品出入库的审核。查询详细的库存存货并显示该商品在各个库房内的分布情况,详细记录出库、入库等操作的时间、数量、型号、相应的单号、申请人、审核人。可以定期进行库存盘点,以及不同库房之间的调拨。
    四、本系统提供强大的查询功能,在查询模块,可以查到以下内容:出库单据、入库单据、应收帐款、应付帐款、销售退货、采购退货、收款记录、付款记录。在统计分析模块,销售和采购都可以按照多种查询方式进行查询:如业务人员、往来单位、商品型号、合同编号等。

    系统实施:

    签约之后,如何使用户快速的将软件用起来,是衡量软件易用性和软件商服务的重要指标。脑库的技术人员通过软件特有的数据快速导入功能,帮助用户短期内就将几千条的商品信息和几百个的往来客户信息基本录入完成,并指导客户进行了其他一些基本信息的录入,使用户在应用培训前就可以提前熟悉软件,体验软件带来的快捷、方便。
    由于脑库进销存软件本身所具有的操作简单、易学易用的特点,所以应用系统的培训也采取了讲解+实践+解答的方式,使操作人员短期内就熟悉了该进销存软件,保证了软件在企业的顺利应用。

    以上就是脑库进销存软件在北京京佳璐科技有限公司的应用案例,特与大家分享。