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食品行业使用OA办公系统案例

互联网

2012-12-05 17:19:17

     企业信息化是一个不可逆的命题。在这个信息时代,通过信息手段武装企业,以信息化带动企业生产,实现企业管理现代化是每个企业管理者都应该重视的问题。郑州思念食品有限公司使用通达OA办公系统转变了企业经营方式、业务流程、传统管理方式和组织方式,重新整合企业内外部资源,提高企业效率和效益、增强企业竞争力。

 
    企业OA选型过程:
 
    2004年,思念公司步入了高速发展阶段。然而在企业效益高增长的背后,是企业传统办公效率的严重滞后,主要表现在以下几个方面:
 
    1、内部沟通手段滞后,仅依靠当时有限的几个免费邮箱进行内部信息的沟通,同时为了让员工使用外部邮箱,还要给每个员工开通外网权限,不仅占用有限的带宽,同时也产生了如何约束员工外网行为的问题。
 
    2、各种公告通知、文件都依靠发纸质文件去发放传递,可追溯性、共享性极差。
 
    3、各种内部公文的审批流程也需要用纸质文稿流转,由于众多的流程审批人员经常出差,造成一个普通的公文审批时间,少则一周、多则达半个多月。
 
    鉴于上述情况,企业决定通过信息化手段提升公司整体办公环境和工作效率,经过对国内各大OA系统软件近3个月的考察,发现通达OA软件短小、安装程序简单、软件界面简洁易用、工作流配置灵活,终决定使用通达OA软件,由此揭开了思念公司信息化建设的新思潮。
 
    目前通达OA办公系统的使用情况:
 
    从2004年OA上线至今,OA版本已经从2004版升级到2010版。OA用户扩展到现在的三千多,日常在线人员达到700余人。使用范围涵盖总公司、营销中心10个大区以及四川、湖州、广州等众多外建分厂。
 
    通达OA功能与实际应用举例:
 
    1、工作流
 
    OA工作流模块在思念公司的推行,实现了全国各地无处不在的办公。目前工作流系统已经深入应用到思念公司生产、营销、财务、研发、采购、人力资源、行政等各个环节,方便了思念各地的分公司办事处、外建厂和总部之间互相沟通协调工作,提高了工作效率,促进了公司各管理制度的高效、规范运行。工作流已成为思念公司日常工作中不可缺少的信息化应用。销售单位及外建厂跟总部之间的签批工作全依赖工作流,平均每天需要通过工作流来办理的事项有300多个。
 
    2、菜单灵活定义功能
 
    支持挂接外部系统,通过此功能,该企业增加了“IT综合服务平台”,和OA无缝接合,报修人在填写完毕故障描述提交后,OA系统自动发送短信到相关人员的手机上,大大提供了故障受理效率。
 
    3、信息发布
 
    在通达OA系统中,可以通过“系统代码设置”自由添加下级分类。企业信息管理员将新闻管理改名为项目公告板,并根据自身需求分别添加了扫盲战报、美食总动员、销售战报、分销商、NC与BI、ISO9000等。
 
    4、知识管理
 
    在知识管理模块中,思念用的多的是“公共文件柜”。分门别类创建文件夹,很方便的视文件类型设置相关权限。既方便了用户随时随地查看文件,也方便了公司对文件的管理。许多部门也建立了自己的部门级文件柜,通过对访问、下载、删除等权限的控制,对文件柜中的内容进行了安全有效的管理。
 
    对企业产生的效益:
 
    1、工作流的大量应用(120余个),大大提高了企业的审批效率。据行政部门不完全统计,一个审批流程比传统的纸质审批流程提高近86%;
 
    2、OA系统的上线,方便了内部文档的沟通,取消了大量为上外部邮箱而开通的外网权限,降低了员工不良的上网行为对工作次序的影响,同时也提高了网管的管理效率;
 
    3、企业除了在OA上开办了各种工作进度公告栏、认证公告栏、排行榜外,还在通达工程师的配合下,开发了IT报修平台、知识库等信息采集平台。
 
    总之,8年以来思念人对通达管理软件的深入应用,多种信息化手段在OA系统上的展现,使通达OA在思念公司内部被认定为“用信息化手段固化企业流程、提升管理效率”的楷模