一、    行业背景

 

    当前，管理信息化在国际上已经得到了非常普遍的应用，已经成为企业保持核心竞争力的重要手段之一。外贸行业又是我们国家主要经济支柱产业，也是国家对外的一道经济窗口，它所直接面对的必然是国际大市场和国际同行的竞争。随着信息产业技术的发展，信息管理系统在外贸企业也和在其他企业一样得到了广泛的应用和发展。同时互联网技术的成熟以及电子商务的兴起，为我国外贸领域的应用和发展开辟了广阔的前景。

 

    二、    管理问题

 

    1.  外贸财务核算具有多币制、核算复杂等多种特点，因而能够满足一般行业核算要求的财务软件很难满足外贸企业的需求；

 

    2.  由于外贸行业参与国际贸易的单位繁多，同时贸易涉及到多个国家，政策的变化会导致业务的不确定性;

 

    3.  在传统的商贸过程中，频繁多变的报价计算及大量单证，发票作业给业务人员加大了工作量。

 

    4.  在传统手工进行库存业务处理状态下必然会导致出口业务与生产备货环节脱节，容易造成发货延误或库存积压；

 

    5.  由于外贸企业业务员高度集权制，使得领导很难进行业务监控；而企业决策层及财务人员对为关心的客户资信，商品贡献等很难得到正确评估，增大了公司的贸易风险。管理审批工作也无法根据业务需求多层多级设置，容易造成企业运转监控不严；对于相关管理机构的数据有很大部分来源于其管辖的外贸企业。而目前企业应用软件与管理部门应用软件一般又无直接接口。另外由于体制等多种因素，往往这些相关部门对外贸企业具有一定的约束力。

 

    三、    解决方案

 

    总体框架

 

    针对外贸行业的信息化需求状况，通易推出国外外贸专家企业ERP系统，并以此系统为基础提供专门的外贸行业解决方案，该系统解决方案分为三个层次，以业务管理系统为核心，以基础信息、系统维护支持系统为基础，在业务操作过程中施加控制管理以及数据信息采集，从而实现科学的决策分析。

 

    系统具体功能框架

 

    1.  日常工作(消息栏、任务管理、执行审批、邮件管理)

 

    2.  客户管理（国外客户、国内客户、生产厂家、供应商、代理商、分销商等）

 

    3.  商品管理（商品管理、样品管理、查询统计分析）

 

    4.  生产管理（生产计划、生产进度、库存管理、质检管理）

 

    5.  出口管理（报价单、预审合同、成本分析、出口定单、明细单、购货合同、托单管理、出口业务进程、运输管理）

 

    6.  进口管理（进口合同、成本分析、进口业务进程）

 

    7.  单证管理（单证制作、单证审核、信用证、加工手册、交单登记、交单查询、结汇水单）

 

    8.  配额管理（配额情况、配额预定、配额使用登记、配额查询）

 

    9.  核销退税（外管领单登记、核销单登记、退税申报、退税登记、核销查询、退税查询）

 

    10.  资金管理（费用管理、销售台帐、应收款、应付款）

 

    11.  办公管理（消息管理、诉讼管理、车辆管理、印章管理）

 

    12.  综合分析（统计分析、统计汇总、查询统计）

 

    13.  系统管理（基础数据、数据备份、系统参数、编码规则、操作日志）

 

    四、    解决方案特点

 

    系统进入业务准备阶段后，对业务进行预算管理以减少操作风险，预算内容经过审批后，业务进入具体的实施阶段，操作人员围绕预算单进行外贸业务操作，操作围绕着资金，采购，销售三条主线进行，从而形成业务上的信息流，并在收付款、发货等业务环节与资金系统、物流系统结合起来，形成资金流与物流的一个完整的闭环。而针对来进料加工贸易，系统设计加工业务管理，通过商品等信息与采购、销售业务管理相互关联。这种的流程设计使系统层次清晰，操作规范，并使系统涵盖了大部分进出口贸易类型。可适用于不同贸易类型为主的外贸公司。

 

    具体体现在以下几个方面：

 

    1.  外贸公司的原始信息大多来源于业务数据。系统通过基础信息码表（客户、商品等）实现统一标准化，在集团范围内进行统一管理。基础信息码表立存在，既便于维护，又便于不同的系统调用;

 

    2.  对外贸企业为关心的公司职能部门内部考核和业务员的业绩评价，本系统可以在各模块间灵活取数，准确完成项目盈亏核算、合同核算及部门人员的绩效考核;在本系统中可以随时为企业各级管理者提供以下管理会计信息:例如，公司、业务部、业务员即时的商品盈亏、合同盈亏、项目盈亏分析表、库存进销存分析表、应收帐款帐龄分析表。多币种、多利率及补息计算功能，可以准确计算资金占用情况;

 

    3.  按部门、项目、合同、商品、发票多角度进行销售分析，加强内部控制、及时调整商品结构及经营战略。及时准确反映每张外销发票的全部出口退税进度信息，避免出现少退多退税问题;

 

    4.  科学管理和资金预测是每一个企业重要、必须的工作，它将直接影响公司的盈利情况。该系统对外贸企业的资金进行严格、高效的规范化管理，对资金的管理控制表现为统一管理调度，有偿使用。在确保资金运营安全的基础上，增强公司的资金调控、预测能力，方便查询资金占用与资金流动情况，减少不必要的损失;

 

    5.  本系统涵盖各类进出口业务，多种贸易类型:包括自营进出口、代理进出口、投标招标项目管理、来料加工贸易以及进出口过程中的相关业务等。并设计了库存接口和财务接口，以保证能顺利进行企业应用整合。多个系列产品高度集成，各系统使用同一个数据库，并且对于一些基础信息，使用统一的数据表，保证数据的一致性。各系统的数据可互相调用查询，并将各系统数据整合使用。

 

    6.  系统将进出口相关的贸易按客户、商品、国别、地区或贸易性质进行了划分。将相关的进出口业务均归集为一个进出口贸易形式，以便于对单一业务的合同进行管理。

 

    7.  作为外贸企业的领导审批制度是非常严格的，该系统除考虑到领导审批职能上的差异，还考虑到审批金额与审批类型的不同。严格按照从业务员到部门经理、总经理的逐级审批手续，防止责权不清带来的管理混乱;

 

    8.  由于外贸企业业务员的高度集权制，使得领导很难进行有效的业务监控。系统中权限管理功能可以设置多类权限及数据权限:模块权限、模块操作权限和业务关系权限。模块粗级权限控制某部门人员有某模块操作权利。业务关系权限按部门人员、业务属主、业务操作建立关系，不仅控制某人有某类业务操作权利，还控制某人可以为他人进行某类业务操作权利。从而加强了企业监管力度;

 

    9.  特有的授权机制，为了满足外贸人员经常性的出差异地，使得业务流转耽搁及很难进行有效的业务监控。系统中授权机制，即可以通过对某些数据的某些操作权限授权给其他人，这样可以有效的保障业务的进度。

 

    10.  系统提供预警定义功能，可通过采集系统中的某些事件，向相关人员提供预警提示。

 

    11.  系统中物流管理并不仅仅是货物的流通，它还包括货物流转过程中的信息管理。主要包括备货、出运、检验、到货、非零库存的出入库管理，零库存的出入库、有关财务凭证的自动生成等。

 

    12.  对外贸易中的重要组成部分-货币支付环节及其管理构成了资金流。它的管理是按资金需求和资金回笼预测，对流动资金实行部门定额管理，通过内部银行进行资金使用的罚、贷、存处理，以达到降低资金使用成本，科学合理地使用资金。资金管理包括的内容：严格的付款审批制度、用款计划、支付预测、预收款管理等。

 

    13.  系统中的信息流由客户、商品和交易等基础信息及这些信息资源的收集、管理和利用构成。特别是对客户、商品等企业基础信息化数据的管理，采用严格的控制手段，实现充分的资源共享。对业务产生的各种信息可以进行充分的分析与利用。