慧点合同管理

档案管理软件

        长期以来，慧点科技一直致力于推动GRC的管理信息系统应用，在全社会、各行业高度关注合同管理的大形势下，慧点科技通过与政府监管层、行业龙头企业及立咨询机构的充分沟通与探讨，提出了一整套合同管理的思想。通过合同管理信息系统的建设，实现集团公司及其成员企业从合同的录入登记、审批、履约管理、监控执行、评估、查询、统计等全生命周期的自动化作业模式，实现了企业合同 “统一授权，归口把关，分工负责”的规范化管理目标，逐步由传统的手工书写合同管理模式转变为网络化、专业化、现代化的管理模式，大限度地降低成本，提高工作效率和工作质量，规避法律风险。同时通过合同管理系统建设，提供灵活、适用、安全的系统管理功能，实现对系统功能模块、数据信息和用户界面的个性化配置管理，为不同岗位、不同单位或部门的用户提供不同系统功能的使用权限和数据对象的操作权限。

        合同需要加强全生命周期管理
        合同管理业务包括了订立前、签署中、执行中与执行后的完整业务环节，缺乏贯穿全过程、覆盖所有相关部门的整体管理视角。
        合同管理必须加强制度规范的落实
        为避免法律风险与业务风险，合同管理过程需要遵循既定的业务规范，包括流程规范、内容规范以及法律合规性要求等等。
        合同的履行过程需要加强风险监控
        打通合同管理签署与执行过程，建立执行过程监控及执行风险跟踪应对体系，通过主动性工作规避合同执行中的风险。

        系统架构：

        功能特性：

        根据对合同管理系统系统分析合同管理由以下模块组成，相对方管理、合同文本管理、合同审批管理、合同履行审批、风险事件管理、合同查询、合同统计、系统提醒、系统管理。
        1、相对方管理
        有“相对方录入权限”的用户添加相对方信息并提交，该信息需要合同管理员审查直接进入相对方信息库。具体要求如下：
        1）相对方信息中能够关联到已经发生的合同。
        2）相对方的查看：所有相对方信息对有权限的员工公开。通过查看相对方信息，能够清晰看到该相对方所有相关合同的执行情况，以及对该相对方的评价。
        2、合同文本管理
        合同文本管理完成对合同文本审批、发布管理。
        合同文本管理由总部法律事务部在总部端合同管理系统中统一发布，发布在合同文本数据库中；发布后企业用户可根据合同文本名称查询合同文本，在起草合同时从合同文本目录列表中选择相应合同文本进行起草。
        权限要求：只有总部法律事务部具有发布合同文本岗位用户有权限维护合同文本内容，企业用户只能浏览、查询，在选择合同文本起草时只能编辑合同文本中可填空处，其他固化内容不能修改。
        合同文本要求满足以下功能和安全性：
        1) 根据文本生成的文档，只有有编辑权限用户才能修改，其他没有此权限用户只能阅读
        2) 有编辑权限用户只能编辑可编辑部分，对于不可编辑部分也不能编辑
        3) 生成的文档中的部分内容是存放在Domino数据库，能够从系统中获取数据
        4) 只有有打印权限用户才能打印文档，其他没有打印权限用户不能进行打印
        3、合同审批管理
        完成合同创建审批和合同修改审批流程管理，合同管理完成企业所有类别合同网上审批管理，包括从合同起草、各部门会签审批结束。
        1) 流程设定：
        a) 系统审核的流程可以根据业务需要，进行设定。
        b) 手工对设定审核流程进行调整。
        2) 合同审核
        要求系统设置以邮件或短信的方式自动提醒功能，在完成合同文本起草，提交到相关审核部门审核后3个工作日内还未有进行审核的合同，系统应自动提醒合同审核人及时审核合同。
        任何一个审核部门的审查情况及意见参与该合同审查的其它审查部门都可以看到。
        3) 审核的驳回
        各审查部门可以将经审查不通过的合同驳回合同经办部门。
        对合同文本内容，可统一由经办部门负责修改，其它部门可以提出修改意见交由经办部门修改。
        4) 合同的撤回
        合同审核过程中，上一环节审核人，在下一环节审核人还没有处理之间，可以撤回合同。
        5) 流程跟踪
        所有环节的审核人，可以跟踪流程的流转状态，了解流程路径和处理情况。
        6) 合同修改保留痕迹
        对于合同文本的修改，系统自动保留痕迹，并记录修改人和修改时间。
        4、合同履行管理
        由合同经办人填写合同履行情况报告单，将合同相对方及我方履行合同情况的重要信息逐一填写，形成合同履行情况报告单。管理者可以及时方便的查看合同的履行情况。
        5、风险事件管理
        履行过程中的风险不确定，可以在实际履行情况中填写或选择“风险事件”，标识为合同有风险。系统自动将根据合同类型将新增的“风险事件”记录到风险事件库中。以下是关于风险处理部分：
        根据不同的合同分类，建立风险事件库，标识风险点。
        根据合同是否超期，系统自动给出相关提醒。
        经办部门根据提示存在针对超期合同，填写“合同风险处理”情况。
        6、合同查询
        完成对合同查询，可按单条件和组合条件分别进行查询。
        1) 查询人根据自己的权限输入要查询内容的关键字，可查询相关内容。如承办人输入自己的姓名，即可查询自己承办的合同的相关情况。每一笔合同的基本情况应该有：合同编号、对方单位名称、我方单位名称、标的名称、金额、履行期限、履行情况（正在履行、履行完毕）、承办人姓名等。文本内容可点击合同编号进行查询。
        2) 合同审批人可查询自己审批过的合同的基本情况，具体内容见上。
        3) 合同业务部门负责人可查询自己部门承办的合同；
        4) 专职合同管理员可查询自己公司内部的所有合同情况；
        5) 企业专职合同管理员可查询企业系统所有合同；
        6) 企业业务部门可查询自己业务主管范围内所有合同。
        7) 在查询时要根据当前用户查询权限执行查询
        8) 系统可按合同名称、合同类别、合同编号、合同承办部门、承办人、合同金额范围、合同签订日期、合同创建日期组合条件查询
        7、合同统计
        可以完成对合同的多维度的统计统计，或者生成合同台帐和合同统计表。
        1) 用户可统计自己经办、审批或权限范围内可查询到的所有合同；
        2) 合同管理员可统计自己职权范围内所有的合同。
        8、系统管理
        完成对合同系统的流程管理以及相关系统配置管理，包括流程管理、系统配置：
        1) 流程管理完成对合同会签审批流程的定义，根据合同类别、单位进行定义。
        2) 系统配置完成对合同系统人员、部门、角色、数据库、关键字等信息的配置。

        客户价值：

        提高审核效率
        实现合同管理审核流程的网络化、信息化，有效降低管理成本，提高合同审核效率。
        加强履行监控
        引入里程碑管理理念，将合同的履行计划与实际履行的信息进行对比分析，监控合同的有效执行。
        多维度查询统计
        系统中预设了多种维度查询统计功能，能够提供及时、准确、的合同信息及执行情况，为各级管理者的决策服务。
        强化风险管理
        通过固化合同的审核要素、设置履行超期预警、建立履行后的评估等方法，落实内控管理要求，降低合同管理风险。