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       HTS5定义:外贸管理软件客户资源版

       HTS5方案组成:日程管理,通讯管理,客户管理,邮件管理,文档管理,产品管理,报价管理,销售管理,投诉管理

       HTS5适合客户:发展中的外贸出口企业

       管理问题及需求

       发展中企业团队逐步增长,由于整个业务管理没有系统化,依然按照传统的人管人的管理模式,使得管理者需要花费大量的时间去与业务团队沟通交流业务云状情况,从而无暇顾及其他影响企业发展的事情,如研发,供应量优化等等,同时由于诸多管理制度和业务流程无法固化在系统之中,导致许多管理制度执行欠佳,业务流程执行出错,整体管理水平低下。

       发展中企业业务处于平稳增长当中,由于大量与客户往来的资料,如客户档案,往来邮件,样品档案,往来报价,往来订单,客户投诉等全部分散存储在业务人员手中,导致公司无法集中掌控客户资源,人员流动的时候,客户资料无法得到完整交接,甚至有客户资源随着业务人员流动而流失的风险。

       发展中企业大量业务数据信息分散各地,管理者若想统计某项业务数据,查阅业务运转情况,只能花费大量人力、时间进行手工数据收集、整理,无法及时、准确地得到各种统计数据,从而无法直观而又地了解企业的运转状况。

      华邦外贸管理软件HTS5 主要功能:

       日程管理

       使用者可以通过日程管理安排好每天,每周,每月的工作,重要而又紧急的事情优先做,重要而不紧急的事情持续做,紧急而不重要的事情缓后做,不紧急又不重要的事情不去做,通过有效地管理时间,从日常的琐事中解脱出来,把时间都放在核心的事情上,大幅提高工作效率,加速企业的发展。

       管理者可以通过日程管理向下属发布自己的相关日程,同时也可以向下属分配工作任务,如周四下午接待客户来访、周五准备参展样品目录等等,并且可以设置系统提醒,下属可以在他的工作台直接看到上级交代的任务,处理完了之后打钩,即代表处理完毕,提高了协调工作的效率。

       日程管理模块中集成内部通讯管理,如同内部QQ一样,方便内部及时沟通,特别对于工厂和办公室不在同一地点,或者有驻外办事处和分公司的企业,确保所有内部沟通都在内部系统完成,所有交流都留下记录,降低了商业机密外泄的风险。

       客户管理

       公司所有客户、供应商、船运公司等业务合作伙伴全部集中在系统中进行统一管理,管理者可以通过系统权限管控机制设计公司的部门组织架构,通过设定不同角色的人管理不同模块来决定用户的管事权限,通过设定不同岗位的人管理不同人员来决定用户的管人权限。

       系统采用了“以客户为中心”的管理架构,所有与客户相关的资料,如客户档案,往来邮件,跟进记录,客户文档,定制产品,样品单,售后投诉,报价单,订单,出运等全部集中在客户名下,按照客户分类归档,在人员流动的时候,可以一键批量转移其所有客户相关资料,有效降低了客户资源伴随人员流动而流失的风险。

       系统中每个客户档案都是的,多个联系人可以保留在同一个客户档案名下,系统可以设置多个字段来判断客户是否冲突,一旦系统中已经有客户档案,则其他人就不能建立重复的客户档案,若要不同人员同时跟进同一家客户,则只需要通过客户共享功能把客户共享给其他人员,即可一起协同跟进。

       每个客户下面都有客户跟进记录,业务人员可以把每天跟进客户的情况记录在此,管理者可以定期通过客户跟进统计功能查阅业务人员跟进客户的情况,一个页面即可知道所有客户跟进情况。

       系统中可以根据不同工作级别的业务人员设定不同的客户保留数量,超过保留数量的客户将被公开到公共客户池里面,从而保证每位业务人员能够把精力投入在自己名下的保留客户上,而公共客户则可以由公司层面对其进行定期的精准化营销,如新产品推荐,公司新闻介绍,展会邀约等等,提升客户资源利用效率。

       系统内置分析统计功能,可对客户基础数据库进行各种统计分析。如:业务人员热门客户布局,业务人员的客户开发情况、网络广告与参展费用的预算投向、业务市场的分布等等。

       邮件管理

       系统支持批量导入邮件,系统上线时可以保证邮件无缝衔接,确保客户跟进不中断。

       公司统一设置每个人的邮箱账号和密码,所有邮件收发全部集中在公司的服务器上,通过权限控制无法彻底删除邮件,确保了邮件资料的安全,而管理者查阅业务跟进邮件,也无须再通过业务员抄送来查阅,只需点击对应业务员头像,即可查阅到该业务员所有客户往来邮件情况管理者分发询盘,也不再需要通过邮件转发来分发,可直接通过内部转发给相关业务人员,之后可以通过统计查看所有内部转发的邮件,业务人员询盘处理情况。

       公司可以统一设置对外邮件抬头和签名,确保对外形象统一,还可以统一设置各种标准的邮件模板,如展会邀请函,新产品推广函,公司介绍函,节日问候信,内部申请单等等,方便公司人员直接调取使用。

       邮件资料可以存放在收件箱,也可以通过自动归或手动归并到客户名下,还可以自定义归并规则,把邮件归并到自定义邮件箱,比如把询盘的邮件的自动归并到“询盘”邮箱,把求职简历自动归并到“求职简历”邮箱等等,也可以对每一封邮件自定义邮件标签,诸如待回复询盘,待处理邮件,合同类等等,方便人员有序分类管理各类邮件。

       邮件统计功能可以统计出哪些客户超出一定的时间没有联系了,提取出来,对其进行一对一群发邮件营销,如针对来自于美国的,超过一个月没有联系的,曾经关注某类产品的进口商客户进行一对一群发邮件,所有客户收到的邮件,无论是邮件标题还是邮件正文当中都含有客户联系人名称,让客户感觉为备受尊重,从而促使更多潜在客户与公司合作。

       文件管理

       系统自带文件管理服务器,内置四大文件目录:公司文件,个人文件,共享文件,客户文件,每个文件目录下面可以再建多层级的子文件夹,使得公司所有相关的文件都可以集中存放在公司的服务器上面,有效地防止了文件资料的丢失。

       可以通过权限设置文件管理规则,根据不同部门,不同职位设定那些目录及文件被那些人查看,编辑,添加,删除,下载等,公用文件被所有人使用,部门文件被部门人使用,个人文件被个人使用,有效地设定文件使用的范围。

       可以批量导入文件到文档管理中,导入文件类型不设限制,还可直接在文件管理里面新建可编辑文档,直接在文档当中编辑内容,编辑完成之后,系统自动保存,直接在文件管理中即可阅览。